La gestion d’un parc d’impression au sein d’une entreprise peut rapidement devenir une tâche complexe, chronophage et coûteuse. Les défis liés à l’entretien, à la surveillance et à la maintenance des équipements d’impression, tels que les imprimantes et les photocopieuses, sont nombreux. De plus, la gestion d’un parc d’impression ( consommables et des mises à jour technologiques ) représente souvent un fardeau financier et logistique.
Face à ces défis, de nombreuses entreprises cherchent des solutions alternatives pour optimiser leur gestion d’impression. C’est dans ce contexte que l’infogérance des systèmes d’impression se présente comme une option attrayante, offrant la possibilité de réduire les coûts, de gagner du temps et de bénéficier de l’expertise d’un prestataire externe.
Groupe Séquences, leader dans le domaine de la bureautique globale, propose une solution clé en main grâce à l’Offre SPS : Séquence Print Services, conçue pour répondre aux besoins des entreprises en quête d’une gestion plus efficace et économique de leur infrastructure d’impression.
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Mapa Assurance rationalise la gestion de son parc d’impression avec Groupe Séquences
Basée à Saint-Jean-d’Angély en Charente-Maritime (17) et avec ses 80 agences dispatchées sur tout le territoire français, Mapa Assurance s’affiche comme une référence en matière d’assurance pour les professionnels de l’alimentaire.
Depuis 1911, Mapa Assurance protège les artisans et les commerçants de l’alimentaire et aujourd’hui, la gestion de leur parc d’impression a été confiée à Groupe Séquences, via notre offre Séquence Print Service (SPS).
Retour sur le déploiement de l’offre SPS de Groupe Séquence au sein du réseau d’agences de Mapa Assurance !
Rencontre avec Benoit Duprat, responsable DSI chez MAPA assurances
Quel est votre rôle au sein de Mapa Assurances ?
Je gère l’informatique pour l’ensemble du groupe Mapa Assurance, depuis le poste de travail en passant par Le Réseau, les métiers, et les systèmes d’impression.
Comment est née la volonté de revoir le fonctionnement et l’organisation de votre parc d’impression ?
Nous étions en pleine réflexion pour l’élaboration d’un plan de rationalisation de nos systèmes d’impression, en effet, notre parc comptait alors 600 machines ! Ce qui était énorme et représentait un travail de gestion considérable.
Quels étaient les principaux défis auxquels vous étiez confrontés avec votre ancien système ?
Lorsque le projet a été amorcé au début du COVID, nous vivions une aberration économique et écologique. Pour 630 utilisateurs nous avions près de 500 postes d’impression ! Nous avions alors réfléchi à une logique de rationalisation qui visait à réduire le nombre de postes d’impression à des groupes d’utilisateur et non plus à des utilisateurs uniques.
Nous travaillons en parallèle sur un projet de GED et avons aussi profité de cette occasion pour nous équiper de solution d’impression, incluant le scan.
Comment avez-vous sélectionné Groupe Séquence ?
Nous avons émis un appel d’offres en 2020. Notre cahier des charges impliquait que le prestataire retenu prenne en charge l’existant. L’infogérance ainsi que le renouvellement des consommables accompagné d’un système de dépannage était pour nous trois éléments essentiels.
Groupe Séquence nous a proposé via la solution « SPS » d’infogérer notre parc existant des 600 imprimantes Lexmark , tout en installant en parallèle le parc des multifonctions couleurs Lexmark.
Comment s’est déroulé le projet sur un plan technique ?
Nous avons tout d’abord mis en place un chef de projet et analysé les usages et attentes spécifiques par pôles d’impression. Nous avons pu constater des besoins hétérogènes d’un post à l’autre. Par exemple, l’impression de carte verte nécessite l’usage de fonds de page spéciaux.
Afin de simplifier le travail des utilisateurs, nous avons mis en place des bacs spécifiques avec une sélection automatique du bon papier.
Je tiens à souligner que le Groupe Séquence nous a accompagné dans chaque étape de la migration, malgré les difficultés parfois rencontrées lors de la transmission des informations par notre système initial.
Comment les usagers ont-ils réagi à ce changement de système ?
La gestion du changement a été très compliquée. Nous avons axé notre communication interne autour des avantages qu’apportait le nouveau système au regard de l’ancien. Par exemple, le système historique ne proposait que de l’impression monochrome, et le nouveau système, des impressions couleur. Comme cité plus haut, le choix du bon bac d’impression a également permis aux utilisateurs de gagner du temps.
À la suite de cette première phase de rationalisation du parc, quelles sont les économies constatées ?
Le Groupe Séquence nous a communiqué des chiffres principalement sur le nombre d’impressions annulées suite à l’installation de la solution Papercut. La diminution drastique des impressions inutiles représente une économie significative !
Comment se passe le SAV ?
Historiquement, c’était la DSI (Direction des Systèmes d’information), menée par moi-même qui centralisait l’ensemble des demandes, y compris celles propres à l’impression.
Afin de gagner en efficacité, Groupe Séquences, a mis en place un numéro d’assistance, auquel chaque utilisateur peut avoir recours afin d’être dépanné en ligne par un référent ou par un technicien sur site en fonction du besoin.
Quelles sont les prochaines étapes de votre collaboration avec Groupe Séquences ?
En 2025, le contrat se termine et nous souhaitons poursuivre notre relation avec Groupe Séquences. Nous poursuivrons ainsi le projet de réduction et de rationalisation des postes d’impression.
Comment décririez vous votre relation avec le Groupe Séquence ?
La confiance est essentielle pour nous. J’ai toute confiance en Groupe Séquence. C’est une équipe engagée sur les résultats. Lorsqu’ils disent qu’ils vont faire quelque chose, ils le font. Quel que soit ma demande ou mon problème, Ghezlene va remuer ciel et terre pour nous satisfaire. Je recommande le Groupe Séquences sans faille !
L’offre SPS : services d’infogérance de vos systèmes d’impression par Groupe Séquences
L’offre SPS de Groupe Séquence est une offre d’infogérance complète de vos systèmes d’impression. Depuis l’audit initial de vos équipements et systèmes existants, jusqu’à la mise en place, la configuration et la maintenance de vos équipements.
Réalisation d’un audit du parc d’impression existant
Au moment du lancement de l’offre SPS auprès de Mapa Assurance, l’entreprise comptait un parc d’impression de plus de 500 imprimantes Lexmark MS510. Par sa taille et sa complexité, la gestion de ce parc d’imprimantes représentait un travail et un défi considérable pour la DSI (direction des systèmes d’information) du groupe.
Avec plus de 500 postes d’impression pour plus de 600 collaborateurs, l’organisation et la gestion du parc d’impression n’étaient pas du tout optimales. Les manipulations, la maintenance (et les erreurs !) étaient multipliées par le nombre de collaborateurs.
Le coût d’entretien et les difficultés de gestion d’un parc de cette ampleur étaient tout à fait conséquents. Grâce à l’audit des systèmes d’impression réalisé par Groupe Séquences, un état précis des forces en présence a été dressé, et a permis d’élaborer un plan d’évolution du parc d’impression vers une gestion raisonnée, économique, efficace et durable.
Suite à l’audit, le déploiement de l’offre SPS au sein de MAPA Assurance s’est déroulé en plusieurs étapes :
- Reprise en main du parc d’imprimantes existant
- Réduction et optimisation du parc d’impression
- Installation de la solution Papercut
Prise en main du parc d’impression existant
Groupe Séquences à pris la main sur le parc d’impression composé de plus de 500 imprimantes Lexmark MS510 en assurant leur maintenance et leur approvisionnement en consommables.
Optimisation du parc d’impression
Progressivement, les 600 imprimantes Lexmark MS510 ont été désinstallées et remplacées par 136 imprimantes Lexmark XC4140, à répartir sur les 83 agences. Ce modèle d’imprimante multifonctions A4 couleur est équipé de scanner afin de permettre la mise en place de la GED (Gestion Électronique des Documents).
Imprimante multifonctions Lexmark XC4140
L’imprimante multifonction Lexmark XC4140 est une imprimante polyvalente qui brille particulièrement lorsqu’il s’agit de son intégration dans un environnement réseau et de son utilisation pour la gestion électronique de documents (GED). Avec ses fonctionnalités avancées de connectivité réseau, elle s’intègre facilement dans les infrastructures informatiques des entreprises. Que ce soit en utilisant des protocoles standard tels que TCP/IP ou en se connectant à des serveurs d’impression dédiés, la XC4140 offre une expérience fluide en réseau.
Elle est compatible avec diverses solutions de GED, permettant de numériser, stocker et organiser efficacement des documents électroniques. Ce modèle est un choix judicieux pour les entreprises souhaitant optimiser leur flux de travail documentaire tout en profitant de performances d’impression fiables et rapides.
Installation de la solution Papercut
PaperCut est un logiciel de gestion d’impression reconnu pour sa capacité à simplifier et à optimiser les processus d’impression au sein des organisations. Ce logiciel brille tout particulièrement lorsqu’il s’agit de gérer des parcs d’impression en réseau de manière efficace.
Grâce à PaperCut, il est possible de contrôler l’utilisation des imprimantes et des photocopieurs, ce qui permet de réduire les coûts et de minimiser le gaspillage de papier et d’encre.
PaperCut offre des fonctionnalités avancées de gestion des quotas d’impression, de suivi des travaux d’impression, et de sécurité des documents. Il est également compatible avec divers systèmes d’authentification, ce qui renforce la sécurité des impressions.
Services d’infogérance des systèmes d’impression : la solution de gestion optimale pour votre entreprise ?
L’infogérance des systèmes d’impression consiste à confier la gestion et la maintenance des équipements d’impression, tels que les imprimantes, photocopieuses et scanners, à un prestataire de services spécialisé.
Cette approche permet aux entreprises de décharger leurs équipes internes de la gestion quotidienne des systèmes d’impression, ce qui peut être chronophage et complexe.
Dans le cadre de son offre SPS (Séquence Print Service ), Groupe Séquences s’occupe de l’audit de votre parc d’impression existant et de sa reprise en main. Groupe Séquences gère aussi l’installation, la configuration, la surveillance, la maintenance préventive et curative, ainsi que la gestion des consommables.
L’objectif principal de l’infogérance des parcs d’impression est d’optimiser l’efficacité opérationnelle de votre parc d’impression tout en réduisant les coûts liés à la gestion des équipements d’impression, ce qui permet à votre entreprise de se concentrer sur son activité principale et de générer du chiffre d’affaires sans perdre de temps sur des taches logistiques.
Services d’infogérance de votre système d’impression : quels avantages ?
L’infogérance des systèmes d’impression offre plusieurs avantages significatifs pour votre entreprise :
- Réduction des coûts : L’un des avantages les plus importants est la réduction des coûts liés à la gestion des équipements d’impression. L’offre SPS de Groupe Séquences propose des contrats d’infogérance des systèmes d’impression adaptés aux besoins de chaque entreprise, ce qui permet de mieux contrôler les dépenses liées à l’impression.
- Gain de temps : En confiant la gestion des systèmes d’impression à Groupe Séquences, vos équipes peuvent se concentrer sur leurs tâches principales, ce qui permet d’optimiser la productivité de votre entreprise.
- Expertise technique : Groupe Séquences dispose de l’expertise technique nécessaire pour assurer la maintenance préventive et curative des équipements d’impression. Nos experts sont capables de résoudre rapidement les problèmes techniques, minimisant ainsi les temps d’arrêt.
- Mise à jour des équipements : Votre entreprise bénéficiera de la mise à jour régulière de ses équipements d’impression, ce qui lui garantit l’accès aux dernières technologies et fonctionnalités.
- Gestion des consommables : Groupe Séquences gère également les stocks de consommables, tels que les cartouches d’encre et le papier, et veille à ce qu’il y ait toujours des fournitures disponibles lorsque cela est nécessaire.
- Surveillance proactive : Groupe Séquences surveille en permanence les performances de vos équipements d’impression, nos experts détectent et résolvent ainsi les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques.
- Personnalisation : L’offre d’infogérance de Groupe Séquences s’adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise, ce qui garantit une approche personnalisée pour répondre à vos exigences particulières en matière d’impression.
- Durabilité environnementale : L’infogérance des systèmes d’impression tels que le conçoit Groupe Séquences permet également de mettre en place des pratiques plus durables en optimisant l’utilisation des ressources et en réduisant les déchets.
- Sécurité renforcée : Groupe Séquences met en place des mesures de sécurité pour protéger vos données sensibles lors de l’impression, de la numérisation et de la copie de tous vos documents.
Confier l’infogérance de vos systèmes d’impression à Groupe Séquences vous offre des avantages notables en termes d’efficacité, de réduction des coûts, de sécurité et de gain de temps, ce qui en fait une option attrayante pour de nombreuses entreprises.
Faites confiance aux services d’infogérance « Séquences Print Services »,de Groupe Séquences
Si vous cherchez à simplifier et à optimiser la gestion de vos systèmes et parcs d’impression, faites confiance aux services de Groupe Séquence et à notre offre d’infogérance « Séquence Print Services ».
Avec de nombreuses années d’expertise éprouvée dans le domaine de la gestion d’impression, nous comprenons les défis auxquels vous êtes confronté en matière de maintenance et de gestion de ces équipements essentiels.
Groupe Séquences est là pour vous offrir une solution clé en main et personnalisée, adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. L’expertise Groupe Séquences ne se limite pas au domaine de l’impression, nous accompagnons tous les métiers au sein de votre entreprise. Découvrez notre solution bureautique globale clé en main et sure mesure : l’offre 360.
Avec Groupe Séquences, vous avez l’assurance de travailler avec un partenaire fiable et expérimenté pour assurer une gestion optimale de votre infrastructure d’impression.
Faites-nous confiance pour vous accompagner dans l’optimisation de votre parc d’impression. Votre satisfaction et la simplification de votre gestion quotidienne sont nos priorités !
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Ils ont fait confiance à Groupe Séquences pour la gestion de leur besoin en impression
Comme Mapa Assurance, ils ont fait confiance à Groupe Séquences pour l’installation, la configuration et la maintenance de leur parc d’impression !
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