La CAF de la Charente (16) optimise la gestion des impressions grâce au logiciel PAPERCUT !

8 août 2023

Nous avons eu le privilège de rencontrer Arnaud Goursat et Julien Barraud de la Caisse d’Allocations familiales (CAF) de la Charente (16). Ils ont partagé avec nous leur expérience avec Groupe Séquence pour la mise en place du logiciel PAPERCUT et l’optimisation de leur parc d’impression.

Ils reviennent avec nous sur les nombreux avantages qu’ils ont pu tirer de cette collaboration, tant sur le plan de la gestion des coûts que de l’optimisation du parc d’impression de la CAF de la Charente.

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Rencontre avec Arnaud Goursat et Julien Barraud de la CAF de la Charente.

Principalement pour des raisons pratiques. Le système en place n’était pas optimal, nous avions du mal à obtenir de la réactivité de la part de notre fournisseur et cela impactait directement le bon fonctionnement du parc d’impression.

Nous avions déjà eu l’occasion de travailler avec Groupe Séquences ( dans un autre cadre professionnel) : le côté proximité, réactivité et tarif compétitif nous avait laissé un très bon souvenir.

Effectivement ! À l’époque nous avions choisi Groupe Séquences, car ils étaient plus compétitifs en termes de tarifs et surtout parce que c’était une entreprise locale.

Au départ, je travaillais avec un autre fournisseur et un autre système, mais la réactivité n’était pas au rendez-vous (délai de livraison, délai d’installation…) C’est vraiment la réactivité de Groupe Séquences qui a fait la différence ! Ils viennent, reprennent l’ancien copieur, installent le nouveau matériel sur le réseau et ça fonctionne !

C’était moins le système d’impression existant que le besoin d’économie et le fait de pouvoir récupérer des impressions personnelles sur n’importe quel copieur. Ainsi que l’existence du système de rétention des impressions. Elles restent en mémoire et nous pouvons les libérer où on veut, quand on veut.

Oui c’est ça ! Mais il faut souligner que PaperCut est un outil bien plus souple comparé à ceux dont disposent les autres CAF ! Leur système actuel est utilisé de manière centralisée, mais rencontre des problèmes récurrents.

De notre côté, notre outil fonctionne très bien et les agents en sont très satisfaits. Honnêtement, nous n’avons jamais de problème !

Le passage à PaperCut s’est fait très facilement, quelques clics et quelques tests pour s’assurer que tout étaient OK. Tout était prévu dans l’application pour effectuer une intégration le plus simplement possible.

Nous avons donc consulté Mathieu CHARRUAU et son équipe, ils nous ont donné les informations nécessaires pour l’installation de PaperCut. Nous savions exactement ce qu’il fallait faire. Une fois mis en production, tout fonctionnait parfaitement !

Nous avons commencé la transition vers le nouveau système PaperCut en mars, et cela s’est très bien passé. L’équipe a été géniale et très réactive. Techniquement, nous n’avons pas rencontré de difficulté majeure. Bien sûr, il a fallu un certain temps d’adaptation pour s’habituer à la nouvelle méthode, mais dans l’ensemble, la transition s’est faite facilement.

Les équipes de Groupe Séquences sont restées deux ou trois jours, tout fonctionnait super bien à leur départ ! Il y’avait un technicien et un ingénieur, franchement ils étaient au top !

Au début, certaines personnes étaient un peu réticentes, pensant que cela serait contraignant de devoir se rendre à un copieur spécifique pour récupérer leurs impressions, alors qu’ils avaient pour habitude de les récupérer sur des imprimantes de proximités.

Cependant, une fois que les agents ont compris les avantages économiques de cette nouvelle approche « Follow Me », ils ont rapidement adhéré. Certains ont trouvé difficile de ne plus avoir une imprimante à proximité, mais ils ont compris que c’était une décision basée sur des considérations économiques et écologiques.

Effectivement, au début, c’était un peu difficile de se dire « Je ne peux plus imprimer sur mon imprimante personnelle ». Mais une fois que vous savez que la solution ParperCut stocke vos impressions n’importe où et que vous pouvez les récupérer comme vous le souhaitez, ou vous le souhaitez et quand vous le souhaitez…Cela devient plus simple.

Par exemple, si vous avez une réunion à Cognac et que vous êtes en retard, vous pouvez imprimer sans avoir le temps de la récupérer immédiatement, elle sera stockée dans PaperCut et vous pourrez la récupérer plus tard à Cognac. Une fois qu’on a compris cela, on se passe très rapidement de l’imprimante de proximité !

Et puis se lever de son bureau de temps en temps ne fait jamais de mal !

En ce qui concerne les fonctionnalités du nouveau système Papercut, l’une des plus appréciées par l’équipe est celle qui offre la possibilité de récupérer « Follow Me » les documents sur n’importe quel périphérique et sur n’importe quel copieur de l’entreprise. Cela a simplifié le processus et éliminé le besoin d’avoir plusieurs files d’impressions distinctes. Au niveau de la gestion, nous avons constaté une meilleure cohérence et une plus grande efficacité.

Quant aux améliorations significatives, nous avons pu mesurer des économies grâce à ce nouveau système PaperCut. En évitant les impressions inutiles et en optimisant l’utilisation des copieurs, nous avons observé une réduction des coûts liés à l’impression.

De plus, le fait de centraliser les impressions et de les libérer selon les besoins a contribué à une utilisation plus rationnelle des ressources.

Les gros gains que nous avons, c’est avec PaperCut et c’est vraiment palpable. Car notre parc d’imprimante Konica Minolta est tout à fait performant. Honnêtement, nous n’avons que très peu de pannes, ça fonctionne très bien.

Dans la relation, ce qui compte le plus, c’est la réactivité ! C’est une relation de proximité également avec l’ingénieur commercial et les techniciens. On a leurs numéros en cas de besoin, bien sûr nous n’en abusons pas, mais ils répondent toujours présents ! Mais en priorité, on passe par la hotline en cas de souci. La réactivité est vraiment le nerf de la guerre pour nous !

Principalement la récupération des documents « Follow Me » sur n’importe quel périphérique, n’importe quelle imprimante.

Au niveau de la gestion, on connecte la même file d’impressions à tout le monde, et ensuite chacun va chercher son impression sur le copieur qu’il souhaite.

Il y’a aussi un outil qui permet d’éliminer automatiquement de la file d’impressions des documents qui n’ont pas été imprimés après un délai de quelques jours de rétention. Actuellement, ce délai est de 72h pour permettre de récupérer les impressions le lundi si jamais elles avaient été déposées le vendredi.

PaperCut peut aussi récupérer toutes les impressions du parc, même sur d’autres copieurs que les copieurs Konica. On a une vue d’ensemble de l’intégralité des impressions sur le parc.

Oui ! À deux cents pour cent !

Retour sur la collaboration entre la CAF de la Charente et Groupe Séquences

La Caisse d’Allocations familiales (CAF) de la Charente a récemment fait confiance à Groupe Séquences pour optimiser son parc d’impression et diminuer les coûts.

Groupe Séquences a mis en place la solution logicielle PAPERCUT pour une administration et une supervision simplifiée du parc d’impression ainsi qu’une solution de réapprovisionnement automatique des cartouches d’encre (quelle que soit la marque de l’imprimante). Cela a permis de réduire considérablement les coûts tout en adoptant une approche respectueuse de l’environnement.

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Simplification de la gestion des impressions avec Papercut

La solution logicielle PAPERCUT a été mise en place pour offrir à la CAF de la Charente une interface unique permettant d’administrer et de superviser leur parc d’impression composé de photocopieurs multifonctions Konica Minolta. Grâce à cette solution, ils bénéficient d’un contrôle centralisé de leurs équipements, ce qui simplifie la gestion quotidienne de leurs impressions. PAPERCUT permet également d’optimiser les flux de travail en intégrant des fonctionnalités avancées telles que la numérisation directe vers des destinations prédéfinies, la gestion des quotas d’impression et la génération de rapports détaillés sur les volumes d’impression.

PAPERCUT : Simplifiez et optimisez la gestion de votre parc d’impression

PAPERCUT est une solution logicielle conçue pour simplifier et optimiser la gestion de votre parc d’impression. Que vous ayez quelques imprimantes ou un réseau d’impression étendu, PAPERCUT offre des fonctionnalités avancées pour vous aider à contrôler vos coûts, à améliorer la sécurité des documents et à promouvoir des pratiques d’impression durables.

PAPERCUT vous permet de prendre le contrôle total de vos coûts d’impression. Vous pouvez définir des quotas d’impression pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs, ce qui permet de limiter les impressions excessives et les abus. De plus, le suivi précis des impressions vous permet de générer des rapports détaillés sur l’utilisation des imprimantes, les volumes d’impression et les coûts associés. Ces informations vous aident à identifier les zones de gaspillage et à prendre des mesures pour réduire les coûts tout en maintenant une productivité élevée.

La sécurité des documents est une préoccupation majeure dans tout environnement d’impression. PAPERCUT propose des fonctionnalités avancées de gestion de l’impression sécurisée, telle que l’impression sécurisée par code PIN ou par carte d’identité, permettant aux utilisateurs d’imprimer leurs documents tout en préservant la confidentialité. De plus, le suivi des impressions permet de détecter les éventuelles activités suspectes, offrant ainsi une protection supplémentaire contre les fuites de données et les abus d’impression.

PAPERCUT est également un allié précieux dans votre démarche de développement durable. En intégrant des fonctionnalités de suivi et de contrôle des impressions, le logiciel vous aide à sensibiliser vos utilisateurs à l’importance de l’impression responsable. Vous pouvez mettre en place des politiques d’impression recto verso, encourager l’utilisation de l’impression en noir et blanc plutôt que couleur, et même définir des objectifs de réduction de l’empreinte carbone. PAPERCUT vous permet ainsi de promouvoir des pratiques d’impression durables au sein de votre entreprise.

PAPERCUT vous offre une solution complète pour simplifier et optimiser la gestion de votre parc d’impression.

Approvisionnement simplifié en consommables

Avant notre intervention, la CAF de la Charente devait acheter elle-même les cartouches d’encre pour ses imprimantes locales, ce qui était à la fois chronophage et économiquement peu intéressant. Nous avons proposé une solution clé en main de réapprovisionnement automatique des toners, indépendamment de la marque de l’imprimante utilisée.

Grâce à notre service, les toners sont automatiquement commandés et livrés avant que les niveaux d’encre ne soient épuisés, éliminant ainsi les interruptions de travail liées à un manque de consommables. Cela permet à la CAF de se concentrer sur ses tâches principales sans se soucier des aspects logistiques liés à l’approvisionnement en cartouches.

Une gestion simplifiée du parc d’impression qui s’inscrit dans la RSE

En plus de simplifier la gestion des cartouches d’encre, notre solution offre également une approche respectueuse de l’environnement. Nous collectons les toners usagés de la CAF de la Charente et les faisons revaloriser de manière responsable. Grâce à notre partenariat avec des entreprises spécialisées dans le recyclage des cartouches d’encre, nous contribuons à la réduction des déchets et à la préservation des ressources naturelles. De plus, nous fournissons à la CAF un bilan matière valorisant cette démarche RSE, mettant en évidence leur engagement environnemental et leur contribution à la circularité des matériaux.

La revalorisation des toners usagés permet également à la CAF de la Charente de réduire son empreinte carbone. En évitant l’élimination des cartouches usagées dans les décharges, nous contribuons à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. Grâce à cette initiative écologique, la CAF démontre son engagement envers le développement durable et renforce son image en tant qu’organisme responsable.

La CAF de la Charente a fait confiance à Groupe Séquences pour améliorer la gestion et diminuer les coûts de son parc d’impression.

En équipant la CAF de la Charente de la solution logicielle PAPERCUT, nous avons simplifié leur gestion d’impression tout en optimisant leurs coûts.

Grâce à notre solution de réapprovisionnement automatique des toners, la CAF n’a plus à se soucier des tâches chronophages liées à l’achat et à la logistique des cartouches d’encre. De plus, notre démarche RSE de collecte et de revalorisation des toners usagés contribue à la préservation de l’environnement tout en renforçant l’image responsable de la CAF.

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