La Coopérative Agricole de Matha (17) entame sa transition technologique : Photocopieurs multifonctions et dématérialisation des documents client

10 novembre 2023

La Coopérative Agricole de Matha, située en Charente-Maritime (17), a lancé sa transformation numérique avec l’aide de Groupe Séquences.

À ce jour, la coopérative compte 7 sites dans la région. Elle avait pour objectif d’améliorer la gestion de son parc d’impression vieillissant tout en mettant en place des solutions efficaces afin d’optimiser leurs processus documentaires.

Grâce à une collaboration fructueuse avec Séquence Impression et la mise en place de l’Offre 360, la Coopérative de Matha a réussi à atteindre ses objectifs et à continuer d’assoir sa position comme acteur performant et moderne dans le domaine agricole en Charente-Maritime (17).

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Aujourd’hui, nous partons à la rencontre de Florence Rivet (comptable à la coopérative de Matha ), et Vincent Fuseau Barbarin ( directeur de la coopérative de Matha ).

Rencontre avec Vincent Fuseau Barbarin et Florence Rivet

Groupe Séquences nous a installé une 12aine de photocopieurs en location sur tous nos sites. Par la suite, Groupe Séquences a installé une solution de dématérialisation des documents clients ( la dématérialisation des fournisseurs est en cours d’organisation pour une mise en place sur début 2024 ).

La coopérative est en relation avec le Groupe Séquences depuis environ 5 ans, auparavant nous avions des imprimantes, des fax, des photocopieurs, tous indépendant les uns et des autres. Groupe Séquences nous a présenté un outil multifonction ( à la fois imprimante, photocopieur, scanner et avec accès direct à la GED – Gestion électronique des Documents) qui nous a permis de ne plus multiplier les différents matériels.

Groupe Séquences est force de proposition et de service. Ce qui fait que nous restons chez Groupe Séquence, c’est leur réactivité. Si jamais nous avons un souci, ils répondent et nous adressent le bon interlocuteur. Nous avons la réponse ou la solution dans l’heure qui suit (que ce soit sur place ou au téléphone ).

La dématérialisation des documents clients, qui représentait de 300 et 350 clients à traiter, était un gros projet, complexe. Nous les avons souvent sollicités régulièrement pour de l’aide et nous avons toujours eu des réponses extrêmement rapides et précises.

En trois ans, ce sont 56000 documents qui ont été déposés sur la dématérialisation, ce qui représente une palette de papier économisée par an ! C’est un aspect très important à cette époque ou la RSE est primordiale pour les entreprises. 

Nous avons fait des économies de papier, mais aussi sur les frais postaux en nous affranchissant des achats de timbres, d’enveloppes, etc. Mais la dématérialisation client nous a fait gagner énormément de temps ! Avant, nous devions trier chaque document, chaque facture, les classer, nous assurer physiquement qu’ils correspondaient bien au bon adhérent. Maintenant, l’outil informatique le fait automatiquement.

Aujourd’hui, nous pouvons dire que cette solution fait gagner facilement 5 heures de temps de travail à deux personnes et par mois, donc 10 heures en tout. Et 10 heures dans le mois, c’est précieux !

C’est environ une quinzaine de collaborateurs qui ont été directement concernés, et la transition a été très bien accueillie. L’efficacité et la simplicité de l’utilisation des copieurs multifonctions ont immédiatement séduit. Un seul appareil à gérer, plus besoin de se déplacer pour envoyer les documents d’un service à un autre, réception instantanée, plus besoin de jongler entre une photocopieuse et un fax, plus besoin de gérer des envois postaux…

C’est vraiment l’efficacité de la solution pour le transfert d’information et de document entre les services qui a conquis tout le monde.

Nous avons gagné en confort de travail, ce qui fait que ce changement a été bien accueilli par l’ensemble des collaborateurs. Il ne faut pas oublier que nous avons, ici, le siège social, mais aussi des sites satellites qui se trouvent dans un rayon de 10 à 15km. Au départ, nous avions l’habitude de communiquer par Fax, puis par mail à l’aide d’un scanner pour le moindre document ou la moindre facture ! Autant dire que la dématérialisation a été accueillie à bras ouvert !

Comme nous l’avions évoqué au début de notre conversation, nous envisageons le déploiement de la dématérialisation fournisseur pour le début d’année 2024.

Vaste ! Nous avons eu l’occasion d’assister à une présentation faite par Groupe Séquences et nous n’avions pas la moindre idée que l’offre était aussi vaste et concernait autant de métiers qui se retrouvent dans chaque entreprise. Groupe Séquences regroupe toutes les compétences dont une entreprise a besoin pour fonctionner.

Groupe Séquences nous a aidé et nous aide encore à mettre en place cette transition technologique au sein de la Coopérative, et pour cela, c’est très important d’avoir des interlocuteurs à l’écoute des besoins, et pas uniquement des « vendeurs ». Ils ont pour vocation d’aider les entreprises à faire leur travail.

En général, tout est focalisé sur le commerce et la production, et on considère (à tort), les fonctions support comme des centres de coûts alors que quand elles sont maîtrisées, elles peuvent devenir des centres de profits et de valeur ajoutée. Certaines économies peuvent être significatives et pallier des manques de personnel.

Oui ! Bien sûr.

Groupe Séquences accompagne les entreprises dans leur transition technologique et numérique

Groupe Séquences a pour volonté d’offrir aux entreprises des solutions sur-mesure aux entreprises.

En prenant en compte toutes les spécificités et les contraintes des entreprises de nos clients, nous cernons l’ensemble de leurs besoins et inscrivons les solutions proposées dans une gestion cohérente, quels que soient les métiers concernés au sein de leur entreprise.

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Retour sur la transformation numérique de la Coopérative de Matha

Lors du premier projet, la Coopérative Agricole de Matha souhaitait mieux maîtriser son parc d’impression qui était alors composé de 14 imprimantes vieillissantes. L’offre SPS de Séquences Impression a été mise en place pour prendre en charge la maintenance du parc existant et fournir des conseils avisés. Grâce à cette collaboration, la Coopérative a bénéficié d’une meilleure gestion de son parc d’impression, assurant ainsi une productivité et une fiabilité accrues.

Le deuxième projet consistait à mettre en place 12 copieurs multifonctions A4 monochromes (MFP) et à maintenir 4 imprimantes dans les silos. La Coopérative avait un besoin crucial d’améliorer la vitesse d’impression et la capacité de numérisation de ses documents, notamment pendant la période intense des moissons.

Groupe Séquences a donc déployé un parc de 10 photocopieurs multifonctions et a configuré les machines pour la numérisation et l’archivage de tous les documents à la COOP. Cela a permis de préparer la mise en place future de la dématérialisation des factures et documents clients, économisant ainsi du temps et de l’argent.

Nos photocopieurs multifonctions

Mise en place de la dématérialisation des documents et des factures clients

La Coopérative Agricole de Matha a poursuivi sa transformation numérique en mettant en place une solution de dématérialisation des documents et des factures clients. Cette initiative visait à gagner du temps et à améliorer l’efficacité globale des processus documentaires. Grâce à une étroite collaboration avec Jean-Claude, Responsable Informatique et solutions du Groupe Séquences, la solution a été déployée avec succès, entraînant une amélioration significative des flux de travail. Cette coopération a été si bénéfique que la Coopérative a décidé de renouveler son contrat pour une durée de 24 mois supplémentaires.

La dématérialisation des documents et des factures clients est un processus essentiel dans le monde numérique d’aujourd’hui. Elle consiste à convertir chaque facture et chaque document client au format numérique afin de faciliter leur traitement et leur archivage. Cette digitalisation permet non seulement une automatisation efficace du processus de facturation, mais elle renforce également la sécurité des données.

Un système de dématérialisation des documents bien conçu assure la protection des informations numériques, garantissant ainsi la confidentialité des données tout au long du processus.

Projets à venir dans la continuité de la transition technologique de la Coopérative de Matha

Forte du succès que représentait la dématérialisation précédente, la Coopérative Agricole de Matha a étendu la dématérialisation aux factures fournisseurs. Cette initiative visait à gagner du temps précieux tout en garantissant une plus grande fiabilité des processus de gestion des fournisseurs.

La coopérative a été entièrement satisfaite du transfert de compétences réalisé par Groupe Séquences, qui a permis une prise en main rapide et en douceur des nouvelles solutions mises en place.

Suite au succès de la mise en place de l’ Offre SPS, le Centre de Conseil Œnologique (CCO),une filiale de la Coopérative Agricole de Matha, a décidé de suivre le même chemin. La solution de dématérialisation mise en place avec succès dans la coopérative a été étendue au CCO, lui permettant de bénéficier des avantages d’une gestion électronique des documents. Cette extension a renforcé la cohérence des processus documentaires, la facilité d’archivage et favorisé une collaboration plus fluide entre les différentes entités du groupe.

Ils ont fait confiance à Groupe Séquences pour la gestion de leur besoin en impression 

Comme Mapa Assurance, ils ont fait confiance à Groupe Séquences pour l’installation, la configuration et la maintenance de leur parc d’impression ! 

Installation photocopieurs multifonctions pour Burgeot Stores Komilfo en Charente-Maritime (17).

Infogérance impression : Déploiement de l’offre « Séquence Print Services » pour Mapa Assurances (Charente-Maritime -17)

Installation du logiciel Papercut pour la CAF de la Charente (16)

Groupe Séquences : solutions sur mesure pour les entreprises

Grâce à Groupe Séquences, la Coopérative Agricole de Matha a réussi sa transformation numérique en optimisant son parc d’impression et en mettant en place des solutions efficaces de dématérialisation. Cette collaboration étroite a créé un lien solide de confiance et de professionnalisme, permettant à la Coopérative de Matha de renforcer sa position en tant qu’acteur moderne et performant dans le secteur agricole de Charente-Maritime.

Les offres proposées par Groupe Séquences sont un élément de réassurance essentiel pour les nouveaux clients. Elles garantissent que l’ensemble des besoins de chaque entreprise est pris en compte et que la mise en place des solutions adaptées est effectuée par un ensemble de professionnels experts dans leur domaine et parfaitement coordonnés entre eux.

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